La utilización y la conservación de la información es una de las principales funciones que se realiza en el mundo moderno. En todo tipo de empresas, organizaciones sin fines de lucro y hasta en el hogar, es fundamental el correcto tratamiento de los datos.

El ecosistema corporativo ha entendido que la información otorga poder para la toma de decisiones; cuanto más acertada y disponible se encuentre, mucho mejor. Atrás quedaron los años en los que los archivos físicos de documentos eran los que concentraban los datos de los clientes y proveedores.

Esta modalidad genera pérdida de tiempo, son voluminosos y difíciles de mover. Además, con el paso de los años, los documentos se van deteriorando, lo que complica la situación a la hora de consultar los datos.

La llegada de los nuevos dispositivos de almacenamiento y el desarrollo de software especializado han dado un giro a la forma de canalizar y guardar la documentación. La preservación digital permite mantener la información a largo plazo, pues se codifica para su tratamiento en el futuro.

Los datos pueden ser leídos, reproducidos o interpretados según el hardware o software empleados para tal fin. Actualmente, hay varios formatos, como el PDF o el TIFF, que sirven como base para elaborar los documentos digitales. Sin embargo, otros prefieren guardar la información utilizando el formato JPG.

Organización de los datos

En líneas generales, existen diversas metodologías para la organización de los archivos, entre las que se incluye una estructura de carpetas o directorios, la implementación de una nomenclatura de las carpetas y de los propios archivos digitales.

La implementación de un sistema para el manejo de los documentos electrónicos supone una normalización de archivos. Es decir, cada día llegan a las empresas diferentes tipos de papeles, como facturas, hojas de gastos o tickets, que luego se transforman en una base de datos estructurada y homogénea.

Para el manejo de toda esta avalancha de información hay soluciones como las que ofrece ser-solutions.es, que a través del software de gestión documental Doxis4 garantizan el tratamiento de los datos a la hora de implementar el archivado electrónico.

El archivado de documentos electrónicos es fundamental en todas aquellas empresas que desean expandir sus operaciones, ofrecer respuestas más rápidas a sus clientes o establecer relaciones más cercanas con los proveedores. Para más información sobre la plataforma y conocer cuáles son sus ventajas, el personal ha dispuesto todas sus características aquí: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/archivado-electronico-y-digital.html.

Ahorro de espacio

Al implementar este tipo de herramientas, las compañías pueden reemplazar por completo su archivo físico. Esto incluye aquellos documentos legales que deben ser conservados durante años, los cuales pueden contar con una validez legal por la digitalización certificada.

Una vez aplicada la digitalización de la data, se genera un ahorro de espacio en las oficinas. Al no utilizar papel, incluso se produce una reducción en los gastos de impresión, mobiliario y por los materiales de oficina de los que ya se prescinde.

Otros beneficios son: eliminar la posibilidad de perder documentos, acceso inmediato a la información, integración con el sistema de contabilidad y la aportación para mejorar la sostenibilidad ambiental.

Tener la posibilidad de indexar los documentos permite una búsqueda más cómoda de los archivos. Los sistemas también cuentan con la funcionalidad de la exploración de datos, con lo que es posible consultar archivos relacionados con el tema de interés.

A veces, las empresas disponen de directorios de archivos tan complejos que los documentos pueden perderse o, peor aún, resultan imposibles de encontrar. Al contar con un sistema de gestión digitalizado, incluso es posible sustituir los directorios de archivos para modificar documentos, sin que esto represente la pérdida de la versión original.

La gestión de documentos de archivos digitales ha ganado importancia en el mundo corporativo, pues asegura su legibilidad, conservación, autenticidad y fiabilidad. Las características propias de un documento de papel también abarcan a los electrónicos.

Los procesos convencionales para el almacenamiento de información ya no se aplican de la misma forma. Es decir, el documento electrónico involucra una gestión continua y no secuencial, como ocurre con el documento de papel.

En este caso, la información está centralizada adoptando perfiles para cada persona que tendrá autorización para tener acceso a los datos. Antes de su implementación, es importante que los procesos y los criterios para archivar la información estén claramente definidos, ya que durante el desarrollo del plan podrían presentarse conflictos sobre el manejo de los documentos.

Hay empresas que han empezado el proceso de migración y se mantienen funcionando de forma “híbrida” mientras el proceso no finalice. Muchas veces, las principales barreras de los cambios de gestión no los produce la tecnología, sino el cambio de mentalidad del talento humano.

En cada etapa, la compañía debe identificar las posibles dificultades y tomar los correctivos necesarios.